Opis systemu kontroli wewnętrznej

Opis systemu kontroli wewnętrznej w Banku Spółdzielczym w Ośnie Lubuskim

Niniejsza informacja stanowi realizację wytycznej nr 1.11 określonej w Rekomendacji H dotyczącej systemu kontroli wewnętrznej w bankach, wydanej przez Komisję Nadzoru Finansowego.

I. Cele systemu kontroli wewnętrznej

Celami ogólnymi systemu kontroli wewnętrznej są:

1) zapewnienie skuteczności i efektywności działania Banku

2) zapewnienie wiarygodności sprawozdawczości finansowej

3) zapewnienie przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku

4) zapewnienie zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

II. Role organów Banku

Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem funkcjonowania adekwatnego systemu kontroli wewnętrznej oraz odpowiedzialna jest za monitorowanie jego skuteczności.

Komitet Audytu wspiera działania Rady Nadzorczej w zakresie sprawozdawczości finansowej i kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem.

Zarząd Banku odpowiada za zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie we wszystkich jednostkach/komórkach/stanowiskach organizacyjnych Banku, funkcjonowanie adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, który obejmuje funkcję kontroli i komórkę do spraw zgodności.

III. Model trzech linii obrony

Funkcjonujący w Banku system zarządzania ryzykiem i system kontroli wewnętrznej są zorganizowane na trzech, niezależnych i wzajemnie uzupełniających się liniach obrony (poziomach).

Na pierwszą linię obrony składa się operacyjne zarządzanie ryzykiem, powstałym
w związku z działalnością prowadzoną przez Bank. Komórki pierwszej linii obrony odpowiedzialne są za projektowanie i zapewnienie przestrzegania mechanizmów kontrolnych, w szczególności w procesach biznesowych funkcjonujących w Banku oraz zgodności postępowania z regulacjami.

Na drugą linię obrony składa się zarządzanie przez pracowników na specjalnie powołanych do tego stanowiskach i komórkach organizacyjnych niezależne od operacyjnego zarządzania ryzykiem na pierwszym poziomie. Druga linia obrony odpowiedzialna jest m.in. za monitorowanie bieżące przyjętych mechanizmów kontrolnych, przeprowadzanie pionowych testów mechanizmów kontrolnych, ocenę adekwatności i skuteczności mechanizmów kontrolnych, matryce funkcji kontroli, prowadzenie rejestru nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz raportowanie o tych nieprawidłowościach.

Trzecią linię obrony stanowi audyt wewnętrzny realizowany przez Spółdzielczy System Ochrony SGB. Audyt wewnętrzny odpowiedzialny jest za badanie oraz ocenę adekwatności
i skuteczności mechanizmów kontroli i niezależnego monitorowania ich przestrzegania odpowiednio w ramach pierwszej i drugiej linii obrony, zarówno w odniesieniu do systemu zarządzania ryzykiem, jak i systemu kontroli wewnętrznej.

Na wszystkich trzech poziomach, w ramach systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej, pracownicy Banku w ramach realizowanych czynności odpowiednio stosują mechanizmy kontrolne lub niezależnie monitorują (poziomo lub pionowo) przestrzeganie mechanizmów kontrolnych. W Banku zapewniona jest niezależność monitorowania pionowego poprzez jednoznaczne wyodrębnienie linii obrony oraz niezależność monitorowania poziomego poprzez rozdzielenie zadań dotyczących stosowania danego mechanizmu kontrolnego i niezależnego monitorowania jego przestrzegania w ramach danej linii. Za monitorowanie poziome (weryfikacja bieżąca, testowanie) w ramach danej linii odpowiedzialni są wyznaczeni pracownicy, w tym kierownicy jednostek/komórek organizacyjnych. Za monitorowanie pionowe pierwszej linii obrony przez drugą linię obrony odpowiada komórka kontroli wewnętrznej oraz komórka do spraw zgodności.

IV. Funkcja kontroli 

Na funkcję kontroli składają się:

• mechanizmy kontrolne funkcjonujące w procesach Banku,
• niezależne monitorowanie przestrzegania mechanizmów kontrolnych,
• raportowanie w ramach funkcji kontroli.

Bank dokumentuje funkcje kontroli w formie matrycy funkcji kontroli.

V. Umiejscowienie, zakres zadań, niezależność komórki do spraw zgodności i komórki audytu wewnętrznego

Zapewnienie zgodności realizowane jest przez komórkę ds. braku zgodności poprzez wykonywanie zadań w ramach funkcji kontroli oraz poprzez zarządzanie ryzykiem braku zgodności.

Komórka ds. spraw zgodności podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu.

W ramach funkcji kontroli, komórka ds. braku zgodności odpowiedzialna jest m.in. za zapewnienie zgodności poprzez:

1) weryfikację bieżącą pionową, o ile ta weryfikacja nie została przypisana innym pracownikom lub komórkom organizacyjnym w ramach drugiej linii obrony,

2) testowanie pionowe przestrzegania kluczowych mechanizmów kontrolnych, zapewniających osiąganie zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.

W ramach procesu zarządzania ryzykiem braku zgodności komórka ds. braku zgodności:

1) identyfikuje ryzyko

2) ocenia ryzyko

3) kontroluje ryzyko

4) monitoruje ryzyko

5) raportuje o ryzyku do Zarządu, Rady Nadzorczej, Komitetu Audytu oraz do Spółdzielczego Systemu Ochrony SGB.

Niezależność komórki braku zgodności zapewniona jest m.in. poprzez:

1) zatwierdzanie przez Zarząd i RN Zasad zarządzania ryzykiem braku zgodności

2) formalne wyodrębnienie komórki ds. braku zgodności w strukturze organizacyjnej Banku

3) zapewnienie kierującemu komórką ds. braku zgodności bezpośredniego kontaktu z członkami Zarządu i Rady Nadzorczej

4) udział kierującego komórką ds. braku zgodności w posiedzeniach Zarządu i Rady Nadzorczej

5) powoływanie i odwoływanie kierującego komórką ds. braku zgodności za zgodą Rady Nadzorczej

6) ochronę pracowników komórki ds. braku zgodności przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem umowy o pracę

7) zapewnienie możliwości systematycznego podnoszenia kwalifikacji, zdobywania doświadczenia, udziału w szkoleniach.

Audyt wewnętrzny, ma za zadanie badanie i ocenę w sposób niezależny i obiektywny, adekwatność i skuteczność systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej. Wykonywany jest przez Spółdzielczy System Ochrony SGB, stosownie do postanowień umowy Systemu Ochrony SGB.

VI. Zasady corocznej oceny skuteczności i adekwatności systemu kontroli wewnętrznej

Do obowiązków Rady Nadzorczej należy m.in. dokonywanie okresowej oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej.

W ramach dokonywanej oceny Rada Nadzorcza uwzględnia w szczególności:

1) rekomendacje Komitetu Audytu

2) informacje Zarządu o sposobie wypełniania zadań przez pracowników w ramach funkcji kontroli oraz komórki braku zgodności

3) okresowe raporty komórki ds. braku zgodności i komórki kontroli wewnętrznej

4) informacje uzyskane od jednostki zarządzającej systemem ochrony

5) ustalenia biegłego rewidenta

6) ustalenia wynikające z czynności nadzorczych KNF

7) oceny i wyniki kontroli dokonywane przez podmioty zewnętrzne.

Do kryteriów oceny adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej zalicza się m.in.:

1) stopień realizacji celów strategicznych Banku,

2) osiągnięcie założeń finansowych na dany rok,

3) zmaterializowanie się ryzyka reputacji Banku,

4) wyniki kontroli instytucji zewnętrznych, w tym inspekcji KNF, oceny BION,

5) wyniki badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta,

6) ilość i kwota strat operacyjnych (trend),

7) trend w ilościach skarg klientów z uwzględnieniem trendu skarg zasadnych,

8) wyniki audytów zrealizowanych przez Spółdzielnię,

9) przekroczenie limitów ustanowionych przez Bank.

W ocenie skuteczności systemu kontroli wewnętrznej uwzględniane są także wyniki kontroli doraźnych i problemowych przeprowadzonych na polecenie Prezesa Zarządu Banku.